Man jobbar hemifrån, på altanen
Foto: Jessica Gow/TT

Så fungerar vi människor på distans

Publicerat av Anna Rennéus Guthrie

Coronakrisen blir avgörande för distansarbetet. Vi har pratat med Kristina Palm, forskare inom ledarskap och organisationsutveckling om hur den digitala tillvaron stöper om arbetslivet.

Kristina Palm, verksam vid Karolinska Institutet och Karlstads universitet, är aktuell med forskningsstudien ”Vägar till ett hållbart digitalt arbetsliv” som finansieras av AFA Försäkring. Tillsammans med kollegorna Calle Rosengren vid Lunds universitet och Ann Bergman vid Karlstads universitet har hon studerat hur människor hanterar det digitala arbetets utmaningar och möjligheter.

Hur får man till ett hållbart digitalt arbetsliv?
– Ett viktigt resultat från vår studie är att människor har olika preferenser och olika möjligheter att kombinera arbetet och övrigt liv, både utifrån arbetets situation men beroende på hur den privata situationen ser ut.

– Människor har olika önskningar att integrera och separera arbetsliv och fritid. En del vill ha en tydlig gräns, till exempel vara vissa tider på en arbetsplats och ha dubbla telefoner och så finns det de som gillar att integrera arbete och fritid.

Hög tid att prata om det digitala livet

– För att det här ska vara hållbart så behöver man diskutera önskningar ur ett individ- och grupperspektiv. Det som saknas på många ställen är att man inte pratar om det alls. Vad finns det för önskningar, vad finns det för krav, hur ska vi vara tillgängliga för varandra?

Corona har ju gjort att allt fler ställt om på kort tid till mer distansarbete. Vad har det inneburit?
– För de tjänstemän som har möjlighet att jobba hemma så är det nu mer eller mindre tvingande att jobba hemifrån. För många så fungerar det jättebra, platsen för arbetet spelar ingen roll, vilket man kanske tyckte redan innan det här hände. Men sedan finns det också de som vill kunna stänga av jobbet och komma hem efter arbetsdagens slut. För dessa blir det svårare och jobbigare när den fysiska gränsen och tidsgränsen suddas ut.

Kristina Palm menar att det är lätt att vi utgår från oss själva och vad som funkar för oss och glömmer bort att andra kan ha andra behov och önskningar.

– Det är lätt att tänka att eftersom jag själv uppskattar att separera arbetsliv och fritid så kommer alla gilla det och vice versa.

Varför pratar man inte mer om det här, tror du?
– En anledning skulle kunna vara att det tangerar det som rör det privata. Som arbetsgivare så är man som regel ofta försiktig att prata om den privata sfären. Och utifrån ett fackligt håll tycker man att arbetsgivaren inte har med det privata livet att göra.

– En annan orsak kan vara att man just utgår ifrån sig själv och utgår från andra tycker som jag. En tredje orsak kan vara att det finns, även om det håller på att förändras nu, en norm om att det är fint att ha förmåga att integrera jobb och privatliv, att hålla många bollar i luften samtidigt. När det är rådande så ifrågasätter man inte det.

Hur kommer den här krisen påverka det digitala arbetslivet i ett längre perspektiv?
– Inom vissa branscher och företag har man varit mer restriktiv med att människor jobbar hemifrån, det har funnits en oro hos chefer över att tappa kontrollen och att medarbetare ska börja underprestera eller inte göra sitt jobb. Det tänker jag nu att många kommer att märka att så inte är fallet. Man kommer att vara mindre rädd för att släppa kontrollen och fler kommer att tillåta distansarbete även efter krisen.

Behov att ”lära om” efter corona

Kristina Palm pekar på att när vardagen återgår till mer normalitet så kommer människor dock behöva ”lära om sig”.

– Det har idag skapats en mängd rutiner för möten och arbetssätt utifrån det digitala. När vi går tillbaka så kommer det bli till en ny mix där kanske hälften är hemifrån och hälften är på arbetsplatsen.

Det finns forskning som visar att om man ska hålla ett digitalt möte så är det mer effektivt om alla är med digitalt, förklarar Kristina Palm.

– De som sitter fysiskt tillsammans flera i rummet har annars en tendens att ta över mötet.

Hur hanterar vi det när inte alla är på distans, är ett exempel på en ny frågeställning som många arbetsledare kommer få hantera.

Redan idag så är det många organisationer som går över till aktivitetsbaserade kontor, vilket det finns både fördelar och nackdelar med.

– När det inte finns plats för alla så tappar man flexibilitet när medarbetare känner sig tvingade att vara på arbetet tidigt på morgonen för att få en plats att sitta vid.

Vilka är vinnarna på den här utvecklingen mot ett mer digitalt arbetsliv?
– Personer som är mitt i barnaåren med barn hemma har ju en fördel av att kunna vara flexibla, då hjälper det digitala arbetslivet till. Detsamma kan man tänka med arbetstagare med äldre föräldrar som behöver omsorg.

Den forskning som Kristina Palm och kollegorna bedriver har inte tittat särskilt på personlighetstyper, men mer utifrån livsval och yrken.

Till skillnad mot hur det ofta låter, inte minst nu i coronatider, menar Kristina Palm att det inte finns någon svartvit indelning mellan de som kan och de som inte kan jobba hemifrån.

– Även yrken som är mer traditionellt bundna till arbetsplatsen blir mer flexibla, säger hon.

Kontorspolitiken förändras

En del av deltagarna i Kristina Palms forskningsprojekt svarar spontant ”jag kan bara göra mitt jobb på jobbet” och hänvisar då till produktionsarbete med maskiner som kräver fysisk närvaro. Men samtidigt, visar hon, så kommer det senare fram att de allra flesta, även inom dessa yrken, tar del av information via digitala kanaler och är tillgängliga hemifrån för mejl och annat arbete.

– Förut var det en viss grupp tjänstemän som kunde plocka hem arbetet, men det har börjat luckras upp.

En del företag har redan börjat planera för tiden som kommer när medarbetare ska släppas tillbaka till de fysiska kontoren, medan andra arbetsgivare, som Twitter, har gett besked om att de från och med nu kommer att tillåta distansarbete ”för all framtid”.

Vad är viktigt att tänka på som chef respektive medarbetare i denna allt mer digitala arbetstillvaro?
– Den som arbetsleder behöver ha en dialog med medarbetarna om vad det finns för behov och hur och när man är tillgänglig för varandra och genom vilka kanaler. Det handlar inte bara om det formella arbetet men också det sociala. Kan man förvänta sig att man är tillgänglig efter arbetstidens slut för att vi sitter hemifrån, eller hur ska vi ha det tillsammans för att det ska fungera.

– Som individ får man å sin sida fundera över vad som fungerar bra för en själv och sätta tydliga egna regler för arbetstider och planera in pauser.

Hon pekar på att det är viktigt att påminna sig om att ta pauser, speciellt om man blir uppslukad av arbetet.

– Som chef bör man vara tydlig med vad som förväntas och visa att man är tillgänglig för sina medarbetare så de kan berätta om det är något som är knepigt och svårt. Den här lyhördheten kan vara svårare när man inte ses då det i verkliga livet kan vara lättare att känna av om någon är stressad.

Också det som brukar benämnas ”kontorspolitik” förändras när medarbetare inte möts på samma sätt.

– Den kontorspolitik som bygger på spontana möten i korridoren eller vid kaffeapparaten försvinner, men man kan ju mycket väl tänka sig att de som i vanliga fall är med i kontorspolitiken hittar nya kommunikationsvägar och att det blir ännu svårare för en del att bli delaktiga i beslut som tas.

Kristina Palm menar att det tycks vara så att det blir fler inbokade möten nu som ersätter en del av det som tidigare avhandlades mer informellt. Hon understryker att i den pågående situationen bör alla som har möjligheten att arbeta hemifrån vara tacksamma.

– Det är klart man får tycka att det är jobbigt, om man nu tillhör den gruppen som har det svårt att jobba på distans, men när vårdens personal arbetar 12 timmar per dag eller mer i skyddskläder, så ska vi som kan jobba på distans göra det så länge som det behövs.

Anna Rennéus Guthrie

Publicerad av Anna Rennéus Guthrie den 2020-07-13 - 08:50  #Coronakrisen #Arbetsmiljö